「銀行口座と自動連携できるなら、クラウド会計へ乗り換えた方がよいのでしょうか」

「AIが自動で仕訳をしてくれるなら、経理担当者の負担を大きく減らせるのではないでしょうか」

会計ソフトの乗り換えを検討する会社では、このような期待が先に立つことがあります。

確かに、銀行口座、クレジットカード、請求書、領収書などのデータを取り込み、仕訳候補を作成する機能は便利です。しかし、現在はクラウド型だけでなく、インストール型の会計ソフトでも、銀行・カード連携や仕訳の自動作成に対応する製品が増えています。

したがって、「自動連携を利用したいからクラウド型へ乗り換える」という理由だけでは、会計ソフトを変更する十分な根拠にならないことがあります。

さらに注意したいのが、「AIが会計処理をすべて正しく行ってくれる」という誤解です。

会計AIは、資料の読み取りや仕訳候補の作成を助ける道具です。取引の背景や税務上の取扱いまで、すべて正しく判断してくれる万能な存在ではありません。

この記事では、クラウド型とインストール型の違い、会計AIの限界、会計ソフトを乗り換える時期と注意点について、中小企業の実務を踏まえて解説します。

クラウド型とインストール型の違い

クラウド型は、インターネット上のサービスにログインして利用する会計ソフトです。経営者、経理担当者、税理士などが、離れた場所から同じデータを確認しやすい点に特徴があります。

一方、インストール型は、パソコンや社内サーバーにソフトを導入して使用します。連続入力、検索、訂正、大量の仕訳処理などでは、会計入力に慣れた担当者が効率よく作業しやすい傾向があります。

ただし、現在は両者の境界が曖昧になっています。

インストール型であっても、銀行やカードの明細取得などにクラウドサービスを組み合わせる製品があります。一方、クラウド型でも、すべての処理が完全に自動化されるわけではありません。

「クラウド型か、インストール型か」という名称だけでなく、実際にどの機能をどのように利用するのかを確認する必要があります。

当事務所が現時点でインストール型を推奨する理由

藁総合会計事務所では、現在の顧客層、経理担当者の操作性、決算時の確認作業、税理士事務所とのデータ連携などを総合的に考え、現時点ではインストール型の会計ソフトを推奨しています。

特に、次のような会社では、インストール型の利点を生かしやすいと考えています。

• 毎月の仕訳件数が多い
• 経理担当者が会計入力に慣れている
• 連続入力、検索、訂正の速度を重視する
• 補助科目や部門を細かく管理している
• 過去の帳簿を継続して確認する必要がある
• 税理士事務所とのデータ受渡方法が確立している
• 銀行連携は利用したいが、常時のリアルタイム共有までは必要ない

もちろん、インストール型がすべての会社に適しているわけではありません。

複数拠点、在宅勤務、外出先からの確認、経費精算や請求業務との一体運用を重視する会社では、クラウド型が適する場合もあります。

今後、製品の機能や会社の働き方が変化すれば、当事務所の推奨方針も見直す可能性があります。大切なのは、流行や広告ではなく、その時点で会社に合う仕組みを選ぶことです。

「AIでらくらく」が生みやすい誤解

会計ソフトの広告では、「AI自動仕訳」「入力の手間を削減」「経理を自動化」といった表現が使われます。

実際に、AIや自動化機能を活用すれば、手入力を減らすことはできます。しかし、広告で強調される便利さと、実際の会計・税務実務との間には、認識の差が生じることがあります。

利用者が「AIが会計をしてくれる」と受け止めても、実際に行われているのは、主に次のような処理です。

• 銀行やクレジットカードの明細を取得する
• 領収書から日付、金額、取引先名を読み取る
• 過去の登録内容から勘定科目を推測する
• 登録されたルールに基づいて仕訳候補を作る
• 重複や通常と異なる取引の可能性を表示する

これらは経理作業を効率化する有用な機能です。

しかし、「仕訳候補が表示されたこと」と「会計・税務上正しい仕訳が完成したこと」は同じではありません。

会計AIは万能ではない

たとえば、銀行明細に「○○商事　110,000円」と表示されていたとします。

この明細だけでは、次のような事項を確定できません。

• 商品仕入れか、消耗品か、備品購入か
• 当期の費用か、前払費用か
• 修繕費か、固定資産として計上すべき支出か
• 事業用の支出か、役員の私的支出か
• 消費税の課税、非課税、不課税のどれに該当するか
• 標準税率と軽減税率のどちらか
• 適格請求書を保存しているか
• インボイス発行事業者以外からの仕入れに関する経過措置の対象か
• 関連会社や役員との特殊な取引ではないか

AIが勘定科目を提案できても、契約内容、取引目的、請求書、領収書、社内事情まで確認しなければ、最終的な判断はできません。

特に消費税については、銀行明細だけで仕入税額控除の要件を確認することは困難です。原則として、帳簿だけでなくインボイスなどの保存状況も確認する必要があります。

会計AIは、次のような三段階に分けて考えると分かりやすくなります。

AIが経理担当者や税理士に代わって、すべてを判断してくれるわけではありません。AIは、人が確認すべき取引を整理し、入力作業を減らすための補助者です。

自動化するほど社内の経理ルールが重要になる

自動化を進めれば、社内の経理ルールが不要になるわけではありません。むしろ、処理の前提となるルールが曖昧なままでは、誤った仕訳が大量に登録される可能性があります。

少なくとも、次の事項を決めておく必要があります。

• 会社用と個人用の口座・カードを分ける
• 領収書や請求書の提出期限を定める
• 取引先名や摘要の登録方法を統一する
• 仕訳候補を誰が確認して確定するか決める
• 未処理明細や重複取引を月次で確認する
• 銀行残高や売掛金残高を帳簿と照合する
• 税務判断が必要な取引を税理士へ確認する

AIに学習させる元の処理が誤っていれば、その誤りが繰り返されることもあります。

したがって、AIを導入する前に、「誰が正しいルールを設定し、誰が結果を確認するのか」を決めることが重要です。

会計ソフトを乗り換えやすいのは期首

会計ソフトを乗り換える場合、一般的に切り替えやすいのは新しい事業年度の開始時です。

前期までは旧ソフト、新年度からは新しいソフトと区切ることで、期首残高や過去データを整理しやすくなります。

ただし、期首になってから準備を始めるのでは遅いことがあります。理想的には、決算日の2～3か月前から次の準備を進めます。

• 勘定科目、補助科目、部門の設定
• 期首残高の移行方法の確認
• 銀行口座やカードの連携テスト
• 消費税区分やインボイス関係の設定
• 仕訳データや証憑画像の出力確認
• 税理士とのデータ共有方法の確認
• 担当者への操作研修

必要であれば期中でも乗り換えられる

月次決算が大幅に遅れている、二重入力が多い、サポート終了が迫っているなど、現在の仕組みに重大な問題がある場合には、次の期首まで待つことが適切とは限りません。

期中に切り替える場合には、切替日までの全仕訳を移行する方法と、切替日時点の残高だけを新しいソフトへ登録する方法があります。

全仕訳を移行する場合には、勘定科目だけでなく、次の情報が正しく引き継がれているかを確認します。

• 消費税区分
• 補助科目
• 部門
• 取引先
• 摘要
• 固定資産情報
• 請求書・領収書などの証憑

データを取り込めたからといって、正しく移行できたとは限りません。旧ソフトと新ソフトの試算表、元帳、銀行残高、売掛金・買掛金残高などを照合する必要があります。

旧ソフトはすぐに解約しない

新しい会計ソフトへ移行した直後に、旧ソフトを解約するのは避けた方がよいでしょう。

解約後、過去の仕訳帳、総勘定元帳、固定資産台帳、消費税関係資料、請求書や領収書の画像を閲覧できなくなることがあるためです。

解約前には、少なくとも次のデータを取り出せるか確認します。

• 仕訳帳、総勘定元帳、試算表
• CSVなど再集計できる仕訳データ
• 固定資産台帳
• 補助元帳、部門別資料
• 請求書、領収書などの証憑画像
• 承認・訂正などの履歴
• データの検索・閲覧に必要な情報

電子取引データについては、電子帳簿保存法に沿って保存期間中に確認できる状態を確保する必要があります。

月額料金や「AI搭載」だけで選ばない

会計ソフトを選ぶとき、月額料金や「AI搭載」という表示は分かりやすい比較材料です。

しかし、本当に比較すべきなのは、会社の経理業務全体にかかる負担です。

• 入力にかかる時間
• 仕訳候補の確認・修正にかかる時間
• 月次決算が完成するまでの日数
• 誤りが見つかった場合の調査時間
• 過去データの確認方法
• 担当者が不在でも業務を継続できるか
• 税理士とのデータ連携が円滑か
• サービス終了や値上げ、仕様変更の影響

AIが仕訳候補を多数作成しても、その確認と修正に時間がかかれば、期待したほど業務時間が減らないことがあります。

反対に、インストール型であっても銀行連携や取込ルールを適切に設定すれば、入力負担を減らせる場合があります。

税理士への相談はソフトを契約する前に

会計ソフトの候補を決めてからではなく、契約前に税理士へ相談することをおすすめします。

税理士側で対応しているソフト、データの受渡方法、消費税区分、決算時に必要となる資料などを事前に確認できるからです。

また、会社が感じている問題の原因が、会計ソフトではなく、請求書の回収、経費精算の締日、現金取引、個人カードの混在などにある場合もあります。

ソフトを変更する前に業務の流れを整理すれば、不必要な乗り換えや過剰なシステム投資を避けることができます。

まとめ

現在は、クラウド型だけでなく、インストール型の会計ソフトでも銀行口座やカードとの連携、証憑の取込み、仕訳候補の作成などが可能になっています。

したがって、「自動化したいからクラウド型」という単純な選び方ではなく、自社の取引量、担当者の経験、入力速度、確認体制、税理士との連携方法を踏まえて判断する必要があります。

藁総合会計事務所では、現時点では、当事務所の顧客層と確認体制に適したインストール型を推奨しています。ただし、将来の製品機能や会社の運用が変われば、最適な選択も変わります。

そして、最も重要なのは、会計AIは決して万能ではないということです。

AIは、データの取込みや仕訳候補の作成には力を発揮します。しかし、取引の実態、証憑、消費税区分、インボイスの保存状況、資産計上の要否などは、人が確認しなければなりません。

会計ソフトの乗り換えは、流行のシステムを導入することが目的ではありません。正確な数字を早く把握し、経営判断に使える仕組みを作ることが本来の目的です。

藁総合会計事務所では、会計ソフトの選定・移行、経理業務の見直し、月次決算、資金繰り、消費税、電子帳簿保存法への対応を含めて、中小企業の会計体制づくりを支援しています。会計ソフトの契約や乗り換えを検討している場合は、導入前の段階からご相談ください。

参考資料

• 弥生株式会社「スマート取引取込 活用ガイド」
• 弥生株式会社「スマート取引取込（データ連携）」
• 国税庁「インボイス制度について」
• 国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」
• IPA「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」