“とりあえずPDF保存”は危険！？令和の電子帳簿保存法の基本
請求書や領収書、契約書などをメールやクラウドサービスで受け取ることが増えました。
その一方で、中小企業の現場では「PDFで保存しておけば大丈夫」「紙に印刷してファイルしているから問題ない」と考えているケースも少なくありません。
しかし、電子帳簿保存法では、電子データでやり取りした取引情報について、一定のルールに従ってデータ保存することが求められます。単にPDFをフォルダに入れておくだけでは、後から確認できない、検索できない、改ざん防止の説明ができないといった問題が起こることがあります。
この記事では、中小企業・個人事業主が押さえておきたい電子帳簿保存法の基本と、「とりあえずPDF保存」で失敗しやすいポイントを整理します。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、税務関係の帳簿や書類を電子データで保存するためのルールを定めた法律です。
大きく分けると、次の3つの区分があります。
- 会計ソフトなどで作成した帳簿や書類をデータで保存する「電子帳簿等保存」
- 紙で受け取った請求書や領収書などをスキャンして保存する「スキャナ保存」
- メール、PDF、クラウド、インターネット取引などで受け取った取引情報をデータで保存する「電子取引」
中小企業で特に注意が必要なのは、3つ目の「電子取引」です。
たとえば、取引先から請求書PDFをメールで受け取った場合、ネット通販で領収書をダウンロードした場合、クラウドサービス上で請求書を受け取った場合などは、電子取引に該当します。
紙に印刷して保存すればよい、ではない
電子取引で受け取った請求書や領収書について、紙に印刷して社内で確認すること自体は禁止されていません。
しかし、税務上の保存としては、電子データで受け取ったものは、原則として電子データのまま保存する必要があります。
つまり、PDFを印刷して紙で保存しているだけでは、電子取引データの保存としては不十分になる可能性があります。
「紙で見やすく管理すること」と「税務上必要な電子データを保存すること」は、分けて考える必要があります。
“とりあえずPDF保存”で危険な理由
PDFを保存しているだけでも、一見すると対応できているように見えます。
しかし、実務上は次のような問題が起こりやすくなります。
- どの取引先の請求書か分からない
- 取引年月日や金額で検索できない
- 同じファイル名のPDFが複数あり、上書きや重複が起こる
- 保存場所が担当者ごとにバラバラになっている
- 税務調査の際に必要なデータをすぐに提示できない
- 訂正や削除があった場合の説明ができない
電子帳簿保存法で大切なのは、「保存しているつもり」ではなく、後から取引内容を確認できる状態で保存されているかどうかです。
電子取引データで確認すべき基本項目
電子取引データを保存する際には、少なくとも次の点を意識する必要があります。
- 取引年月日
- 取引先名
- 取引金額
- 請求書、領収書、契約書などの書類の種類
- 保存場所
- 担当者が退職しても確認できる管理方法
特に、ファイル名の付け方は重要です。
たとえば、「2026-06-30_株式会社〇〇_請求書_110000円.pdf」のように、日付、取引先、書類名、金額を入れておくと、後から検索しやすくなります。
ただし、会社の取引量が多い場合には、単純なフォルダ保存だけでは限界があります。会計ソフトや請求書管理システム、クラウドストレージの運用ルールを含めて検討することが重要です。
検索できる状態にしておくことが大切
電子帳簿保存法では、税務調査などの際に必要なデータを確認できる状態で保存しておくことが求められます。
保存場所が分からない、担当者のパソコンにしか入っていない、メールボックスを探さないと見つからない、という状態では実務上のリスクがあります。
中小企業では、次のような方法で管理ルールを整えることが現実的です。
- 請求書・領収書の保存フォルダを統一する
- ファイル名のルールを決める
- 会計処理済みかどうかを確認できるようにする
- クラウド保存の場合はアクセス権限を整理する
- 税務調査時にダウンロードや提示ができる状態にしておく
重要なのは、高額なシステムを入れることではなく、自社の規模に合った方法で、継続できるルールを作ることです。
よくある失敗例
電子帳簿保存法への対応で、特に多い失敗例を整理します。
- メールで受け取った請求書を印刷し、PDFデータを削除してしまう
- 担当者の個人メールや個人フォルダに請求書データが残っている
- 「請求書.pdf」「領収書.pdf」のようなファイル名で保存している
- クラウドサービス上の請求書をダウンロードせず、後から見られなくなる
- ECサイトの領収書を取得し忘れる
- 経理担当者だけが保存ルールを知っており、社内で共有されていない
電子帳簿保存法は、経理担当者だけの問題ではありません。
営業担当者が受け取ったPDF、社長がネットで購入した備品の領収書、各部門が契約しているクラウドサービスの請求書など、会社全体の業務フローに関係します。
猶予措置があるから何もしなくてよい、ではない
令和6年1月1日以後の電子取引については、一定の要件を満たす場合に、電子取引データを単に保存しておけば差し支えないとされる取扱いがあります。
ただし、これは「何もしなくてよい」という意味ではありません。
税務調査などの際に、電子取引データのダウンロードの求めや、出力書面の提示・提出の求めに応じられるようにしておく必要があります。
そのため、少なくとも「電子データを消さない」「どこに保存したか分かる」「求められたときに提示できる」という体制は必要です。
経営者・実務担当者が確認すべきポイント
中小企業の経営者・実務担当者は、次の点を確認しておくとよいでしょう。
- メールで受け取った請求書PDFをどこに保存しているか
- ネット通販やクラウドサービスの領収書を取得・保存しているか
- 保存ファイル名のルールが決まっているか
- 税務調査時に取引年月日・取引先・金額で探せるか
- 担当者が不在でもデータを確認できるか
- 紙保存と電子保存の役割を社内で区別できているか
- 会計ソフトやクラウドサービスとの連携を検討しているか
電子帳簿保存法への対応は、単なる税務対応ではなく、経理業務の整理にもつながります。
保存ルールを整えることで、請求書の探し直し、経費精算の確認、決算時の資料回収といった負担を減らすことができます。
まとめ
電子帳簿保存法では、電子データで受け取った請求書や領収書などについて、電子データのまま保存することが重要です。
「PDFで保存しているから大丈夫」と考えていても、保存場所、ファイル名、検索性、社内ルールが整っていなければ、実務上のリスクが残ります。
中小企業では、まず次の3点から始めることをおすすめします。
- 電子取引データを削除しない
- 保存場所とファイル名のルールを決める
- 税務調査時に提示できる状態にしておく
電子帳簿保存法は、完璧なシステム導入から始める必要はありません。
自社の取引量や経理体制に合わせて、無理なく継続できる保存ルールを整えることが大切です。
藁総合会計事務所へのご相談
藁総合会計事務所では、中小企業の税務、会計、決算、経理業務の見直し、電子帳簿保存法への対応についてご相談を承っています。
「PDF保存で足りているのか不安」「請求書の保存ルールを整えたい」「会計ソフトやクラウドサービスとの運用を見直したい」という場合には、早めに専門家へご相談ください。
東京都品川区の税理士事務所として、会社の規模や実務体制に合わせた現実的な対応方法をご提案いたします。
参考資料
- 国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」
- 国税庁「電子取引関係」
- 国税庁「電子帳簿保存法一問一答（Q&A）」
- 国税庁「令和6年1月以降の電子取引データの保存方法について」